Hoe werkt Whitepaperschrijver precies?

In dit artikel vertel ik je wat meer over onze werkwijze. Wat mag je verwachten van Whitepaperschrijver?
Jouw precieze ervaring zal natuurlijk altijd verschillen van wat ik hieronder beschrijf, maar je krijgt zo wel een beeld.

STAP 1 – INTAKE

De eerste stap is altijd een gesprek met jou, de opdrachtgever. Dat duurt minimaal een halfuur, maar meestal wel een uur, liefst telefonisch. Dat gesprek is voor jou van belang om te bepalen of je werkelijk met professionals te maken hebt, en voor ons om een goed beeld te krijgen van wat je kernwaarden en activiteiten zijn, en wie je wilt bereiken met je whitepaper.

Tegelijk krijgen we een idee van welke tone of voice we moeten gebruiken: in tegenstelling tot sommige strenge opvattingen over whitepapers (die ervan uitgaan dat een whitepaper bijna academisch-objectief, en dus afstandelijk geschreven moet zijn) ben ik als hoofdredacteur van mening dat het voor de lezer prettig is als hij door een echt mens aangesproken wordt. Dat straalt meteen positief op jou als presentator af, het sterkt je geloofwaardigheid en vertrouwenwekkendheid.

De uitkomst van dit gesprek is doorgaans een aantal onderwerpideeën voor je whitepaper.

STAP 2 – OPZET MAKEN

Als jij vervolgens overtuigd bent en we een zakelijke afspraak maken, zal de whitepaperschrijver in overleg een thema kiezen en daarvoor een opzet maken. Dat is een tekst van ongeveer één A4, waarin kort wordt beschreven WAAROVER de whitepaper gaat, VOOR WIE hij geschreven is, en HOE de tekst in elkaar zit: een korte inhoudsopgave. Ook blijkt uit de opzet meestal al wat voor ILLUSTRATIES erin komen. Die opzet krijg je om te accorderen of aan te vullen. Bij akkoord kunnen we meestal meteen een vervolgafspraak maken voor de volgende stap.

STAP 3 – EERSTE VERSIE SCHRIJVEN, of: INTERVIEW

Dit is een boeiende stap, want hij kan er per project heel anders uitzien. Ik geef je wat voorbeelden:

1 – Ik maakte eens een whitepaper voor iemand die al een boek had geschreven. Ik kon grote stukken tekst uit dat boek kopiëren en herordenen, aangevuld met nieuwe illustraties en een paar oude. In vergelijkbare situaties kan ik me soms beroepen op eerder geschreven artikelen, blogs, of webteksten. Het helpt wel, maar kost doorgaans net zoveel tijd als met een schone lei beginnen!

2 – Een andere keer heb ik voor iemand die al een eerste versie had geschreven, de begeleiding en afronding gedaan. Ook toen werkte ik met bestaand materiaal, maar bemoeide ik me vooral met de verdeling in subthema’s, de toon, het verteltempo, de illustraties en de aanwezigheid van de verteller in het verhaal.

3 – Het derde voorbeeld betreft juist iemand die een paar ideeën had, en ze goed kon verwoorden in gesprek, maar niet het zitvlees had om er een geschreven tekst van te maken. Geen probleem! Ik kom met mijn telefoon naar je toe, giet je vol koffie en laat je anderhalf tot twee uur praten. (Deze persoon kan natuurlijk ook iemand anders in je team zijn, of een enkele keer zelfs een aantal personen.) Dan heb ik voldoende informatie voor een whitepaper, misschien aangevuld met wat informatie die ik of jij elders vandaan haalt.

Dit zijn wat extreem uit elkaar liggende voorbeelden, maar geven je wel een beeld van de bandbreedte. In alle gevallen (ook toen er al een eerste versie lag, bijvoorbeeld) bleek het zinvol om nog eens de eerste twee stappen te zetten. Dit levert altijd iets op waar de slagkracht van een whitepaper enorm van verbetert.

STAP 4 – BEOORDELING VAN DE EERSTE VERSIE

Nou wordt het leuk, want je gaat de eerste versie van de whitepaper lezen, helemaal uitgeschreven en met sommige (of alle) plaatje er al in. Het is fijn als je zegt: ‘In één keer goed, publiceren maar’ — maar zo gaat het natuurlijk zelden. We hebben sommige dingen niet helder genoeg uitgelegd, een naam verkeerd gespeld of je ziet, nu je de hele tekst zo leest, ineens duidelijker dat er toch iets aan je propositie moet veranderen. Kan allemaal aangepast worden! Helemaal opnieuw beginnen doen we natuurlijk liever niet, maar we benoemen samen vrij snel de ingrepen die nog gedaan moeten worden. Die voert whitepaperschrijver dan uit.

STAP 5 – OPLEVERING EN PUBLICATIE

Alle opmerkingen verwerkt, een laatste spelfout verbeterd of een nieuw webadres toegevoegd: publiceren maar! Ook dan ben je nog niet van ons af, want je kan je whitepaper natuurlijk op je site zetten, en/of op je Linkedin-profiel, maar ben je dan klaar? Soms wel, maar meestal kan je nog meer routes bewandelen. Ik help je graag bedenken welke platforms je nog kunt benutten om je kennis op te delen. Een paar suggesties doen we sowieso — en wil je echt werk maken van de promotie, dan kunnen we daarover aparte afspraken maken.

Dit hele proces neemt zo’n drie weken in beslag, afhankelijk van de planning van een gesprek en de bereikbaarheid van externe bronnen. Als het voor jouw whitepaper nodig is dat we meerdere mensen in jouw organisatie spreken, dan duurt het misschien wat langer.

Dus, wat let je? Bel of mail voor een afspraak, dan kunnen we aan de slag!